Aktualności  »  Nowości prawne

Na trzydziestozłotowe diety pracownicy mogą liczyć dopiero od stycznia 2013 r. Tak zakłada najnowsza wersja rozporządzenia dotyczącego zmian w służbowych delegacjach.

Będzie ono regulować zarówno krajowe, jak i zagraniczne podróże. Przepisy te, choć bezpośrednio dotyczą zatrudnionych na państwowych posadach, obejmują wszystkie pracownicze wojaże.

A to dlatego, że zasady rozliczeń firmowych wyjazdów nie mogą być mniej korzystne u prywatnych pracodawców niż w budżetówce.

Nowością ma być wypłata częściowej diety, jeśli pracodawca funduje część posiłków. Ryczałty na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej wynosić będzie 6 zł za każdy dzień delegacji. Od nowego roku wzrosną także diety i limity hotelowe za podróże zagraniczne.

W Niemczech dieta podskoczy z obecnych 42 do 49 euro, a limit do 150 euro. Za podróż służbową do Francji przysługuje dzisiaj 45 euro diety i 140 euro na nocleg. Zgodnie z projektem kwoty te wzrosną odpowiednio do 50 i 180 euro.

Za nocleg w hotelu, motelu, pensjonacie czy gospodarstwie agroturystycznym przysługiwać będzie  zwrot poniesionych kosztów na podstawie przedstawionych rachunków, ale z pewnym ograniczeniem. Pracownik, któremu szef niezapewni bezpłatnego noclegu i który sam zadecyduje o miejscu, w którym będzie spał, będzie mógł zapłacić 600 zł za dobę hotelową (20-krotność diety). Ale i w tej zasadzie jest pewien wyłom – w uzasadnionych przypadkach pracodawca będzie mógł wyrazić zgodę na zwrot stwierdzonych rachunkiem kosztów noclegu ponad ten i tak przecież wysoki limit. Jeśli jednak rachunek hotelowy zaginie, podwładny nie otrzyma zwrotu pełnej kwoty, jedynie ryczałt w wysokości 45 zł (czyli równowartości 150 procent diety).

Zwrot za parking

Od stycznia pracownik po powrocie z podróży służbowej będzie mógł domagać się także zwrotu innych, niezbędnych i udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Chodzi o opłaty za bagaż, przejazdy płatnymi autostradami czy parkowanie. To jednak tylko przykłady. Ujęty w rozporządzeniu katalog niezbędnych wydatków nie jest zamknięty, a to oznacza, że od dobrej woli szefa zależeć będzie, czy także inne poniesione koszty zostaną zwrócone podwładnemu, czy też nie.

W nowej wersji rozporządzenia znajduje się również przepis dyscyplinujący podróżujących podwładnych: ustawodawca przesądza mianowicie, że nie podlegają zwrotowi koszty leków, których zakup za granicą nie był konieczny. Nie zapłaci także za zabiegi chirurgii plastycznej ani kosmetyczne, ani też za nabycie protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. Tego zapisu nie było we wcześniejszych wersjach nowelizacji delegacyjnego rozporządzenia. A to ważna zmiana, skoro to właśnie szef ma decydować, jakie dodatkowe koszty w podróży służbowej będzie finansować.

Trzeba zbierać rachunki

Rozliczenie kosztów firmowego wojażu ma następować nie później niż w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Zwrot wydatkowanych na delegację prywatnych pieniędzy nastąpi po przedstawieniu szefowi uzbieranych rachunków, faktur i biletów potwierdzających poniesione koszty. Jeśli przedstawienie ich okaże się niemożliwe, to pracownik będzie musiał złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynie braku jego udokumentowania. Od dobrej woli szefa zależeć będzie, czy da on wiarę zapewnieniom podwładnego i zwróci mu pieniądze, czy też nie. W uzasadnionych przypadkach pracownik będzie mógł złożyć także pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów lub zwrotu innych kosztów podróży bądź ich wysokości.

To nowość stanowiąca budżetowy wytrych. Dzięki niemu w zasadzie prawie wszystkie poniesione przez podwładnego koszty będą mogły zostać zwrócone, jeżeli tylko pracodawca je zaakceptuje.

Źródło: Rzeczpospolita z dnia 29.10.2012 r.